Isikuandmete töötlemise leping
Versioon 2026-10
See isikuandmete töötlemise leping (edaspidi „leping“) on ServiceLogi kasutustingimuste osa ja sõlmitakse ServiceLogi kasutava hooldusettevõtte (edaspidi „klient“, vastutav töötleja) ja GridEstate’i (volitatud töötleja) vahel. Leping kohaldub alati, kui GridEstate töötleb isikuandmeid kliendi nimel, ja sisaldab isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) artiklis 28 nõutud tingimusi.
1. Ese ja kestus
GridEstate töötleb kliendiandmetes sisalduvaid isikuandmeid ServiceLogi pakkumiseks. Leping kehtib seni, kuni GridEstate selliseid andmeid töötleb, sealhulgas kustutamisperioodi jooksul pärast konto sulgemist.
2. Töötlemise olemus ja eesmärk
Kliendiandmete majutamine, salvestamine, korrastamine, kuvamine ja edastamine, et klient saaks pidada hooldusarvestust, avaldada kliendilehti, saata kutseid, teavitusi ja meeldetuletusi, importida andmeid, hoida dokumente ja saada kasutajatuge.
3. Andmesubjektid ja andmete liigid
- Andmesubjektid: kliendi kliendid ja nende kontaktisikud (näiteks korteriühistute juhatuse liikmed, kinnisvarahaldurid, hoonete omanikud ja nende töötajad), eraisikutest kliendid ning kliendi enda töötajad, kelle nimi on kantud andmetesse.
- Isikuandmed: nimed, e-posti aadressid, telefoninumbrid ja rollid; hooldatavate objektide aadressid; hooldusandmed, nagu külastuste kuupäevad, tehnikud, puudused, aktid, fotod ja dokumendid; lehe külastuste ja saadetud kirjade logid.
- Eriliigilisi isikuandmeid ei eeldata. Klient ei tohiks neid üles laadida.
4. GridEstate’i kohustused
GridEstate:
- töötleb isikuandmeid ainult kliendi dokumenteeritud juhiste järgi, milleks on kasutustingimused, see leping ja kliendi seaded teenuses, ning teatab kliendile, kui leiab, et juhis on õigusvastane;
- tagab, et andmeid töötlema volitatud isikud on kohustatud hoidma konfidentsiaalsust;
- rakendab punktis 10 kirjeldatud turvameetmeid;
- aitab kliendil vastata andmesubjektide taotlustele ning mõistlikul määral andmekaitsealaste mõjuhinnangute ja järelevalveasutusega konsulteerimisel;
- teatab kliendile isikuandmetega seotud rikkumisest põhjendamatu viivituseta ja hiljemalt [48] tunni jooksul pärast sellest teada saamist, koos teabega, mida klient oma kohustuste täitmiseks vajab;
- teeb kättesaadavaks lepingu täitmise tõendamiseks vajaliku teabe ja võimaldab auditeid. Auditid tehakse eelkõige dokumentide põhjal, kõige rohkem kord aastas, vähemalt 30-päevase etteteatamisega ja kliendi kulul.
5. Alamtöötlejad
Klient annab GridEstate’ile üldise loa kasutada alamtöötlejaid. Praegused alamtöötlejad on:
- MongoDB Atlas — andmebaasi majutus, ELi piirkond;
- Cloudflare — rakenduse majutus, failide hoidmine, sisu edastamine, DNS ja võrguturve;
- Resend — e-kirjade saatmine;
- PostHog — tooteanalüütika ja vigade jälgimine, ELi piirkond;
- Sentry — vigade jälgimine.
GridEstate teatab alamtöötleja lisamisest või vahetamisest e-posti teel vähemalt 30 päeva ette. Klient võib mõistlikel andmekaitselistel põhjustel esitada vastuväite; kui seda ei õnnestu lahendada, võib klient asjaomase teenuse lõpetada. GridEstate seob iga alamtöötleja selle lepinguga samaväärsete andmekaitsekohustustega ja vastutab nende täitmise eest.
6. Edastamine väljapoole EMPd
Kliendiandmeid hoitakse Euroopa Liidus. Isikuandmeid edastatakse väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda ainult asjakohaste kaitsemeetmetega, näiteks Euroopa Komisjoni kaitse piisavuse otsuse või tüüptingimuste alusel.
7. Kliendi kohustused
Klient tagab, et tal on õiguslik alus ServiceLogis hoitavate isikuandmete ning tema sisse lülitatud kutsete, teavituste ja meeldetuletuste jaoks, teavitab andmesubjekte töötlemisest ja annab õiguspäraseid juhiseid.
8. Tagastamine ja kustutamine
Lepingu kehtivuse ajal ja [30] päeva jooksul pärast konto sulgemist võib klient küsida kliendiandmete väljavõtet. Seejärel kustutab GridEstate kliendiandmed [30] päeva jooksul, kui seadus ei nõua nende säilitamist. Varukoopiates olevad koopiad kirjutatakse üle [35] päeva jooksul.
9. Vastutus ja ülimuslikkus
Selle lepingu alusel kohaldatakse kasutustingimustes sätestatud vastutuse piiranguid, ilma et see piiraks andmesubjektide õigusi IKÜMi artikli 82 alusel. Kui leping on isikuandmete kaitse küsimuses vastuolus kasutustingimustega, kohaldatakse seda lepingut.
10. Tehnilised ja korralduslikud meetmed
- Krüpteerimine edastamisel (TLS) ja majutusteenuse pakkuja juures salvestamisel.
- Iga kliendi andmete eraldamine organisatsiooni järgi igas andmebaasipäringus.
- Rollipõhine ligipääs kontode sees; kliendilehtedel on nähtavad ainult kliendi avaldatud andmed.
- Paroolid salvestatakse ühesuunalise räsina; sisselogimise, kinnitamise ja taastamise lingid on ühekordsed ja ajaliselt piiratud.
- Ligipääs tootmissüsteemidele on piiratud väikese arvu volitatud isikutega [ja mitmeastmelise autentimisega].
- Regulaarsed varukoopiad.
- Vigade jälgimine ja turvalisuse seisukohalt oluliste sündmuste logimine.